Rutina ligg óg i kvalitetssystemet Compilo: 

Føremål

Føremålet er å sikre dokumentfangst når Acos WebSak er utilgjengeleg. 

Omfang/Virkeområde

Om Acos WebSak er utilgjengeleg for eit lengre tidsrom (2 dagar eller meir), skal Dokumentsenteret setje i verk rutine som skildra nedanfor.

Ansvar

Arkivarer, leiarar og saksbehandlarar.

Aktivitet/skildring

Føring av mellombels journal

Dokumentsenteret skal opne og sjekke post på ordinær måte, Om noko hastar, send ein kopi av originalen til saksbehandlar. Papirkopiar skal tydeleg merkast med «kopi». 

Den 3. dagen starter ein rutinen med å registre ein mellombels papirjournal med inn- og utgåande dokument. Ta også med dokument frå dag 1 og dag 2. Papirjournalen skal innehalde opplysningar i høve arkivforskriften § 10. Skjema for mellombels journalføring vert nytta – sjå vedlegg.

Behandling av innkomne og interne dokument

Dokumentsenteret registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne, i den mellombelse papirjournalen. Deretter blir det tatt kopi av originaldokumentet. Originalen blir tatt vare på hos Dokumentsenteret inntil rutinen blir avslutta og dokumentet kan registrerast i Acos WebSak. Kopiane blir datostempla, og påført «Ikkje skanna og reg.». Kopiane blir deretter fordelte til leiar/saksbehandlar.

Når systemet igjen er tilgjengeleg, blir originaldokumenta skanna og registrert i Acos WebSak. Saksbehandlar kasserer kopiane når elektronisk versjon er tilgjengeleg i Acos WebSak. Er det påført merknader, blir desse lagt inn i inn i Acos WebSak under merknader til journalposten. Ved vesentlege kommentarar lager ein eit x-notat.

Behandling av utgåande dokument

Saksbehandlar produserer dokumenta i det ordinære tekstbehandlersystemet eller annet hensiktsmessig system (Office 365). MERK: Dokument som inneheld opplysningar som er underlagt teieplikt skal ikkje lagrast på eigen eller felles filområder.

Det utgåande dokumentet arkiverast av saksbehandlar i Acos WebSak når systemet er tilgjengeleg igjen.