Ålesund kommune er frå 1.1.2020 slått saman med Haram kommune, Sandøy kommune, Skodje kommune og Ørskog kommune.
Ålesund kommune har eit stort bortsettingsarkiv i papir. Desse er lokalisert i Brattvåg, Sjøholt og i Ålesund. I tillegg er Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal depot for eldre historisk papirarkiv. Alt elektronisk skapt historisk arkivmateriale blir deponert hos KDRS.
Alt arkiv som blir skapt i saksarkivet og fagsystem i Ålesund kommune er i dag elektronisk lagra i Noark 5 godkjende arkivkjerner.
Bevaring
Med bevaring blir meint at arkivmateriale blir tatt vare på for framtida og avlevert til arkivdepot. Materiale som kjem innunder avgjerder om bevaring kan ikkje kasserast.
Følgjande type materiale er bevaringspliktig jf. Forskrift om offentlege arkiv § 15:
• Arkivmateriale frå 1950 eller før, etter at arkivavgrensing er utført
• Presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper som kan eller skal kasserast
• Journaler, inkludert journaldatabasar og journalregister
• Arkivplanar
I tillegg er det gitt ei rekke bevaringspåbud for ulike fagsaker i Forskrift om utfyllande tekniske og arkivfaglige avgjerder om behandling av offentlege arkiv (forskrifta til riksarkivaren) §§ 7-21 - 7-34.
Kassasjon
Med kassasjon blir meint at arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon blir tatt ut av arkivet og sletta eller destruert. Arkivmateriale som skal kasserast i samsvar til lovverk.
Det er ikkje lovleg å kassere arkivmaterialet til kommunen utan samtykke frå Dokumentsenteret. Unntak frå dette er materiale som er spesifisert i dei gjeldande retningslinjene til kommunen for objektordna arkiv.
Arkivmateriale som blir vurdert kassert innan ein bestemt tidsfrist, skal om mogleg skiljast ut i eigne omslag allereie ved arkivlegging. Dette skiljet blir halde oppe ved overføringar til bortsettingsarkiv og depot. Kassasjonsfristar skal i samsvar med Riksarkivarens forskrift § 4-5, blir utarbeidde av kommunen sjølv. Dette arbeidet er grunna kommunesamanslåinga ikkje ferdig.
Ålesund kommune har ikkje kassert heile arkivseriar.
